Veiledning · Manglende poster
Finn postene som står i den ene listen, men ikke i den andre
To systemer som skal ha de samme postene, har det sjelden: kunder i CRM som aldri ble lagt inn i faktureringen, ansatte i HR-systemet som mangler i lønnssystemet, medlemmer i registeret som ikke står på e-postlisten. CSV Compare kobler to eksporter på en felles ID og viser hver ID som bare finnes på én side. Du trenger ingen beløp eller andre kolonner; ID-en alene holder.
Prøv gratisdemoen ↗ Se lisenser og priser ↗
Read this guide in English. Appen og resten av nettstedet er på engelsk.
1. Finn en ID begge systemene har
- Bruk et nummer som begge systemene lagrer for samme post, for eksempel kundenummer, ansattnummer eller medlemsnummer. Lagrer det ene systemet det andres nummer i et referansefelt, tar du ut det feltet som en egen kolonne.
- ID-er sammenlignes eksakt etter at mellomrom foran og bak er fjernet, og store og små bokstaver teller.
K-305ogk-305er to ulike ID-er, og det er00125og125også. Sørg for at begge eksportene skriver ID-en likt før du sammenligner. - En e-postadresse kan fungere som ID, men bare hvis begge systemene lagrer den med samme store og små bokstaver. Gjør de ikke det, gjør du begge kolonnene om til små bokstaver i regnearket først, for eksempel med
=SMÅ(A2)i norsk Excel. - Hver ID må stå én gang per fil. Gjentatte ID-er rapporteres som duplikater og holdes utenfor sammenligningen på begge sider til hver fil har én rad per ID.
2. Ta ut samme utvalg fra begge systemene
- Bruk de samme filtrene på begge sider: aktive og inaktive poster, arkiverte poster, testkontoer og datoperioder. Ulike filtre er den vanligste grunnen til en lang liste over poster som bare finnes på én side.
- Fjern sumrader nederst i eksporten. En rad uten ID i den ene filen gjør at alle poster som mangler i den filen, merkes som «unresolved» til raden er rettet, fordi appen ikke kan utelukke at den tomme raden er den manglende posten.
- Lagre filene som UTF-8, så navn og ID-er med æ, ø og å blir like i begge filene.
3. Velg bare ID-en og sammenlign
- Velg ID-kolonnen som «Record key» på begge sider. La beløp og valuta stå på «Do not compare», og legg ikke til tekstfelt.
- Trykk «Compare exports». Når bare ID-en er valgt, betyr samsvar at ID-en finnes på begge sider; ingenting annet ved de to postene er kontrollert. Vil du også sjekke navn eller status, parer du de kolonnene som tekstfelt.
Eksempel: kunder i CRM og i faktureringen
Begge filene bruker semikolon mellom kolonnene, slik mange norske systemer gjør.
| kundenr | navn |
|---|---|
| K-301 | Nordlys AS |
| K-302 | Fjord Bakeri |
| K-303 | Berg Regnskap |
| K-304 | Vik Maling |
| k-305 | Lund Elektro |
| kunde_id | firma | avtale |
|---|---|---|
| K-301 | Nordlys AS | Standard |
| K-302 | Fjord Bakeri | Basis |
| K-304 | Vik Maling | Standard |
| K-305 | Lund Elektro | Basis |
| K-306 | Haug Transport | Standard |
Velg kundenr og kunde_id som ID. La alle andre kolonner stå uvalgt.
| Kunde-ID | Status i rapporten | Hva du sjekker |
|---|---|---|
| K-301, K-302, K-304 | Mapped fields match | ID-en finnes i begge systemene. Navn og avtale er ikke sammenlignet. |
| K-303 | Only on left | Berg Regnskap står i CRM, men har ingen fakturakonto. Aldri lagt inn, eller ikke kunde ennå? |
| k-305 | Only on left | Skrevet med liten k i CRM. |
| K-305 | Only on right | Samme kunde i faktureringen. Rett bokstaven i CRM, så forsvinner begge avvikene. |
| K-306 | Only on right | Haug Transport faktureres, men mangler i CRM. |
Resultatet er tre poster som stemmer, og fire avvik til gjennomgang. Ett av dem er en skrivefeil, ikke en manglende kunde. Statusene står på engelsk både i appen og i rapporten.
Kopier eksempelet som CSV-tekst
Lim inn hver blokk i venstre og høyre tekstfelt i demoen, velg semikolon for begge filene, og velg bare kunde-ID-en som ID.
kundenr;navn K-301;Nordlys AS K-302;Fjord Bakeri K-303;Berg Regnskap K-304;Vik Maling k-305;Lund Elektro
kunde_id;firma;avtale K-301;Nordlys AS;Standard K-302;Fjord Bakeri;Basis K-304;Vik Maling;Standard K-305;Lund Elektro;Basis K-306;Haug Transport;Standard
4. Hva resultatene betyr
| Status i rapporten | Hva du sjekker |
|---|---|
| Mapped fields match | Når bare ID-en er valgt: ID-en finnes på begge sider. Andre kolonner er ikke sammenlignet. |
| Only on left / Only on right | Eksportfiltre, store og små bokstaver, innledende nuller og mellomrom i ID-en – deretter om posten faktisk mangler. |
| Duplicate left key / Duplicate right key | Samme ID to ganger i én fil: en dobbeltregistrering, eller en eksport med én rad per varelinje, kontaktperson eller adresse. Få én rad per ID. |
| Invalid left row / Invalid right row | En rad med tom ID. Rett eller fjern den, og sammenlign på nytt. |
| Unresolved left record / Unresolved right record | ID-en finnes bare på én side, men den andre filen har en rad uten ID. Rett den tomme ID-en før du konkluderer med at noe mangler. |
| Text differs | Bare hvis du har paret tekstfelt: rapporten viser hvilket felt som er forskjellig. |
Når et regneark holder
For en enkeltstående kontroll av noen hundre ID-er gjør XOPPSLAG eller ANTALL.HVIS i Excel jobben. CSV Compare hjelper når du gjentar kontrollen hver måned, når filene har ulike skilletegn eller kolonnenavn, eller når du vil ha duplikater og tomme ID-er flagget i stedet for at de stilltiende kobles til første treff.
Personvern og begrensninger
Sammenligningen kjører i nettleserfanen. Mens filene sammenlignes, sender appen ingen nettverksforespørsler, lagrer ikke innholdet i nettleseren og har ingen analyseverktøy, så kunde- og ansattlister lastes ikke opp. Gratisdemoen tar opptil 50 datarader og 2 MiB per fil; fullversjonen tar opptil 10 000 datarader og 2 MiB per fil, og fungerer uten nettilkobling når ZIP-filen er pakket ut. ID-er sammenlignes eksakt. Omtrentlig matching på navn, sammenslåing av poster og oppdatering av systemene er ikke inkludert.
Les også: sammenlign to CSV-filer · sammenlign to Excel-ark via CSV · sammenlign to prislister · se lisenser og priser
To eksporter, én ID