Veiledning · CSV-filer

Sammenlign to CSV-filer uten å laste dem opp

To eksporter som skal inneholde de samme postene, stemmer sjelden helt overens. CSV Compare kobler radene sammen på en ID du velger – for eksempel fakturanummer, ordrenummer eller kundenummer – og viser hva som mangler, hva som er endret og hva som ligger dobbelt. Alt skjer i nettleseren, så filene lastes ikke opp.

Prøv gratisdemoen ↗ Se lisenser og priser ↗

Read this guide in English. Appen og resten av nettstedet er på engelsk.

Typiske bruksområder

• Fakturalisten fra fakturasystemet mot den samme listen i regnskapssystemet.
• Ordrer i nettbutikken mot fakturaer med samme ordrenummer.
• Kunde-, vare- eller prislister fra to systemer som skal være like.
• Forrige måneds eksport mot denne månedens, for å se hva som er lagt til, fjernet eller endret.

Verktøyet passer når begge filene har en felles ID og den samme kontrollen gjentas hver uke eller måned – for eksempel hos regnskapsførere og i små bedrifter som ikke vil laste opp kunde- eller fakturadata til en nettjeneste.

Dette trenger du

• To CSV- eller TSV-filer. Komma, semikolon og tabulator fungerer som skilletegn mellom kolonnene. Excel-filer (.xlsx) må først lagres som CSV – se hvordan du sammenligner to Excel-ark.
• En felles ID. Én kolonne i hver fil må identifisere den samme posten, for eksempel fakturanummeret. Kolonnene kan hete forskjellig, som fakturanr i den ene filen og fakturanummer i den andre.
• Én rad per ID. Står samme ID to ganger i en fil, rapporterer appen et duplikat i stedet for å gjette hvilken rad som gjelder.
• Samme utvalg. Ta ut samme periode med samme filtre fra begge systemene. Ellers kan et avvik bare bety at eksportene dekker ulike poster.

Norske tallformater og tegnsett

• Semikolon og desimalkomma støttes. Mange norske systemer, og norsk Excel, lagrer CSV med semikolon mellom kolonnene og komma som desimaltegn, for eksempel 10231;1250,00;NOK. Velg semikolon og desimalkomma for den filen. Hver fil har egne innstillinger, og appen gjetter aldri desimaltegnet.
• Velg riktig desimaltegn. Med punktum som desimaltegn leses 1.250 som 1,25 – ikke som tusen to hundre og femti.
• Ikke tusenskille eller valutasymbol i beløp. 1 250,00, 1.250,00 og kr 1250 rapporteres som ugyldige beløp. Ta ut beløpene uten tusenskille, og legg valutaen i en egen kolonne med tre bokstaver, som NOK.
• Lagre som UTF-8. Appen leser filene som UTF-8. Er en fil lagret med et eldre tegnsett, kan æ, ø og å se feil ut, og navn eller ID-er med disse bokstavene blir ikke like i de to filene. Ta ut filen på nytt som UTF-8 hvis teksten ser rar ut.

Slik gjør du det

1. Last inn begge filene. Åpne gratisdemoen og velg en fil for venstre og høyre side, eller lim inn CSV-teksten. En forhåndsvisning av de fem første radene viser hvordan hver fil er lest.
2. Kontroller skilletegnet. Appen foreslår komma, semikolon eller tabulator, og celler i anførselstegn kan inneholde skilletegn. Er forslaget uklart, velger du selv.
3. Velg desimaltegn for hver fil hvis du skal sammenligne beløp: punktum (1234.56) eller komma (1234,56).
4. Velg ID-kolonnen på begge sider (feltet «Record key» i appen). Appen foreslår en ID-kolonne bare når den heter noe som id, order_id eller invoice_number; norske kolonnenavn velger du selv.
5. Velg hva som skal sammenlignes. Beløp og valuta er valgfrie, men må i så fall velges på begge sider. Tekstfelt som status kan pares selv om kolonnene heter forskjellig. Kolonner du ikke velger, vises som ikke sammenlignet.
6. Sammenlign og gå gjennom avvikene. Trykk «Compare exports», filtrer på status eller søk etter en ID, og last ned hele rapporten («Download full report») eller gjeldende visning som CSV. Skal du gjøre den samme kontrollen neste måned, eksporterer du en profil («Export profile»). Den lagrer innstillingene, ikke radene.

Eksempel: fakturaer i to systemer

Et lite firma sammenligner fakturalisten fra fakturasystemet med den samme listen fra regnskapet. Begge filene bruker semikolon mellom kolonnene og komma som desimaltegn, men ID-kolonnen heter forskjellig.

Velg fakturanr og fakturanummer som ID, beløp som beløp og valuta som valuta, med semikolon og desimalkomma for begge filene.

Resultatet er én post som stemmer, og fire avvik til gjennomgang. Statusene står på engelsk både i appen og i rapporten.

fakturanr;beløp;valuta
10231;1250,00;NOK
10232;980,00;NOK
10233;450,00;EUR
10235;2100,00;NOK

fakturanummer;beløp;valuta
10231;1250;NOK
10232;1980,00;NOK
10233;450,00;NOK
10234;600,00;NOK

Slik sammenlignes postene

• ID-er må være helt like etter at mellomrom foran og bak er fjernet. Store og små bokstaver teller: ab-1 og AB-1 er to ulike ID-er.
• Beløp sammenlignes som eksakte desimaltall, så 1250,00 er det samme som 1250. Negative beløp, som kreditnotaer, sammenlignes på samme måte.
• Valuta må bestå av tre bokstaver, for eksempel NOK eller EUR. Beløp regnes aldri om til en annen valuta.
• Tekstfelt sammenlignes tegn for tegn. Store og små bokstaver, mellomrom og innledende nuller teller: «01» er ikke det samme som «1».
• Duplikater og ugyldige rader gjør at ID-en holdes utenfor sammenligningen på begge sider. Rader slås aldri sammen eller summeres.
• Kolonner du ikke velger, sammenlignes ikke. Samsvar betyr bare at feltene du valgte, er like.

Personvern: filene blir på maskinen din

Sammenligningen kjører i nettleserfanen. Mens filene leses og sammenlignes, sender appen ingen nettverksforespørsler, lagrer ikke innholdet i nettleseren og har ingen analyseverktøy. Selve demosiden lastes fra nettet som en vanlig nettside, men CSV-innholdet sendes ikke noe sted. Du trenger altså ikke laste opp kundelister eller fakturadata til en ekstern tjeneste for å sammenligne dem. Rapporter du laster ned, inneholder de sammenlignede verdiene, så oppbevar dem like forsiktig som kildefilene. Fullversjonen er en ZIP-fil som du pakker ut og åpner lokalt, og den fungerer uten nettilkobling.

Begrensninger

• Gratis demo: opptil 50 datarader og 2 MiB per fil.
• Fullversjon: opptil 10 000 datarader og 2 MiB per fil.
• Begge: opptil 100 kolonner per fil og ID-er på opptil 300 tegn. Overskriftsraden regnes ikke som en datarad.
• Ikke inkludert: Excel-filer (.xlsx), omtrentlig matching, valutaomregning, sammenslåing av delfakturaer og automatiske posteringer.

Les også: sammenlign to Excel-ark via CSV · sammenlign to prislister · finn poster som mangler i en av to lister · sammenlign varetelling med lagerbeholdning · avstemming av ordre- og fakturaeksporter (engelsk) · eksempel steg for steg (engelsk) · se lisenser og priser